Bürotechnik im Test: Diese Geräte lohnen sich wirklich

Der Markt für Bürotechnik ist groß und unübersichtlich. Zwischen einem Drucker für 79 Euro und einem für 450 Euro liegen technische Unterschiede, die auf dem Datenblatt kaum sichtbar werden, in den Folgekosten dafür umso deutlicher. Wer vor dem Kauf wissen will, welche Geräte in unabhängigen Prüfungen bestanden haben, findet bei Portalen wie das Verbraucherportal Testella die aufbereiteten Ergebnisse, statt sich auf Herstellerangaben zu verlassen.

Um Bürotechnik ranken sich einige Annahmen, die beim Kauf Geld kosten. Sechs davon halten der Prüfung nicht stand.

Irrtum 1: Der Anschaffungspreis entscheidet über die Kosten

Bei Druckern ist fast das Gegenteil richtig. Die Geräte werden häufig knapp kalkuliert, verdient wird an den Verbrauchsmaterialien.

Rechnen Sie deshalb in Kosten pro Seite:

Gerätetyp	Anschaffung	Kosten je Seite s/w	Kosten je Seite Farbe
Tintenstrahl, Einsteiger	60 bis 120 €	3 bis 6 Cent	12 bis 20 Cent
Tintenstrahl mit Tanksystem	250 bis 450 €	0,3 bis 0,8 Cent	1 bis 2 Cent
Laser, s/w	120 bis 250 €	2 bis 4 Cent	entfällt
Farblaser	300 bis 600 €	3 bis 5 Cent	10 bis 15 Cent

Bei 2.000 Seiten im Jahr amortisiert sich ein Tanksystem gegenüber einem günstigen Tintenstrahler in etwa zwei Jahren.

Die Rechnung kippt bei geringem Druckvolumen. Wer 300 Seiten im Jahr druckt, holt die Mehrkosten eines Tanksystems nie herein und fährt mit einem einfachen Laserdrucker besser, weil dessen Toner nicht eintrocknet.

Irrtum 2: Ein Multifunktionsgerät ist immer die bessere Wahl

Nicht, wenn Sie eine der Funktionen intensiv nutzen. Kombigeräte sind Kompromisse: Der Scanner ist langsamer als ein dedizierter Dokumentenscanner, der Drucker meist etwas teurer in den Folgekosten.

Sinnvoll ist ein Multifunktionsgerät, wenn Sie alle Funktionen gelegentlich brauchen und der Platz begrenzt ist. Wer täglich zwanzig Belege digitalisiert, ist mit einem Einzugsscanner deutlich schneller.

Ein praktischer Punkt, der selten in Tests auftaucht: Fällt bei einem Kombigerät eine Funktion aus, steht in der Regel das ganze Gerät still.

Irrtum 3: Beim Aktenvernichter zählt die Blattzahl

Sie zählt am wenigsten. Entscheidend ist die Sicherheitsstufe nach DIN 66399, denn sie bestimmt, ob die Schnipsel rekonstruierbar sind.

• P-2, Streifenschnitt. Für unkritische Werbepost. Rekonstruierbar mit Aufwand.
• P-4, Partikelschnitt. Der Standard fürs Büro. Für personenbezogene Daten die Mindestanforderung.
• P-5, feiner Partikelschnitt. Für vertrauliche Personalunterlagen und Gesundheitsdaten.
• P-6 und P-7. Für Hochsicherheitsbereiche, im normalen Büro überdimensioniert.

Wer Unterlagen mit personenbezogenen Daten vernichtet, sollte mindestens P-4 wählen. Alles darunter erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung nicht zuverlässig.

Zweitwichtigstes Kriterium ist die Laufzeit. Günstige Geräte schalten nach zwei bis drei Minuten wegen Überhitzung ab und brauchen dann 30 Minuten Pause. Bei einem Karton Altpapier wird das zur Tagesaufgabe.

Die Blattzahl je Durchgang sagt vor allem etwas über den Motor. Modelle für 6 bis 8 Blatt sind für den privaten Schreibtisch gedacht, Schredder für 12 bis 20 Blatt fürs Büro. Hersteller wie Fellowes bieten mit ihren Powershred-Geräten Modelle, die zusätzlich automatisch stoppen, wenn zu viel Papier eingeführt wird, was Papierstaus deutlich seltener macht.

Achten Sie außerdem auf den Auffangbehälter. Ein Volumen unter 15 Litern bedeutet bei regelmäßigem Betrieb tägliches Leeren, und genau daran scheitert die Nutzung im Alltag. Wer Dokumente mit Heftklammern vernichten will, sollte prüfen, ob das Gerät dafür freigegeben ist. Viele sind es nicht, und eine einzelne Klammer kann die Schneidwalzen dauerhaft beschädigen.

Irrtum 4: Mehr Zoll beim Monitor bedeutet mehr Produktivität

Nur bis zu einem Punkt. Entscheidend ist die Kombination aus Größe, Auflösung und Sitzabstand.

Als Faustregeln haben sich bewährt: 24 Zoll mit Full HD für einen Standardarbeitsplatz, 27 Zoll erst ab WQHD-Auflösung, weil Full HD auf dieser Größe sichtbar grob wirkt, und 32 Zoll sinnvoll ab 4K.

Wichtiger als die Diagonale sind drei andere Dinge:

1. Höhenverstellbarkeit. Ein Monitor, dessen Oberkante nicht auf Augenhöhe steht, kostet auf Dauer den Nacken.
2. Mattes Panel. Spiegelnde Displays sind in Büros mit Fenstern ein tägliches Ärgernis.
3. Zwei Monitore statt eines großen. Für die meisten Bürotätigkeiten der größere Produktivitätsgewinn.

Irrtum 5: Testberichte sind alle gleich

Zwischen einem echten Test und einem Vergleich liegt ein erheblicher Unterschied. Ein Test setzt voraus, dass Geräte beschafft und unter definierten Bedingungen geprüft wurden. Ein Vergleich stellt Datenblätter nebeneinander.

Beides hat seinen Wert, aber nur der erste sagt etwas über Druckqualität, Lautstärke oder Verarbeitung aus. Woran Sie einen echten Test erkennen:

• Es werden Messwerte genannt, nicht nur Herstellerangaben.
• Die Prüfmethode wird beschrieben.
• Es gibt Kritikpunkte, auch an den Testsiegern.
• Das Testdatum ist angegeben und aktuell.
• Die Finanzierung des Portals ist offengelegt.

Fehlen diese Punkte, handelt es sich um eine Kaufberatung, nicht um einen Test. Das ist nicht per se schlecht, sollte bei der Gewichtung aber bekannt sein.

Irrtum 6: Bürotechnik muss neu gekauft werden

Bei drei Gerätegruppen ist gebraucht oder generalüberholt die vernünftigere Wahl.

Laserdrucker aus dem Businessbereich. Sie sind auf hohe Volumina ausgelegt und haben nach 20.000 Seiten kaum Verschleiß. Gebrauchtgeräte kosten ein Drittel und halten oft länger als neue Consumer-Modelle.

Monitore. Die Technik ändert sich langsam, ein fünf Jahre alter Businessmonitor ist praktisch neuwertig.

Aktenvernichter. Rein mechanische Geräte, bei denen wenig kaputtgehen kann.

Bei Tintenstrahldruckern gilt das nicht. Eingetrocknete Druckköpfe sind der häufigste Defekt und bei gebrauchten Geräten schwer zu erkennen.

Was sich beim Kauf tatsächlich lohnt

• Bei Druckern die Kosten pro Seite rechnen, nicht den Anschaffungspreis.
• Aktenvernichter mindestens in Sicherheitsstufe P-4 wählen.
• Monitore nach Höhenverstellbarkeit und Panel auswählen, nicht nach Zoll.
• Zwei kleinere Monitore schlagen einen großen.
• Bei Lasertechnik und Monitoren gebraucht kaufen, bei Tinte nicht.
• Testberichte auf Messwerte und Methode prüfen.

Unabhängige Prüfergebnisse zu Geräten aller Art veröffentlicht die Stiftung Warentest, deren Tests kostenpflichtig, aber methodisch nachvollziehbar sind.

Wer sein Büro darüber hinaus effizienter aufstellen will, findet in der Übersicht zu den Tools, die Excel in einem kleinen Unternehmen ergänzen, die passenden Softwarebausteine. Und die grundsätzliche Frage, wo Technik im Alltag hilft und wo sie stört, behandelt der Beitrag zu den Vor- und Nachteilen moderner Technologie.